Smart working 2026: regole, accordo, costi

1. Cos’è il lavoro agile secondo la L. 81/2017

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali fissi, organizzata per fasi, cicli e obiettivi. La definizione normativa è contenuta nell’art. 18 della L. 81/2017, che lo distingue nettamente dal telelavoro regolato dall’Accordo quadro europeo del 2002: il telelavoro presuppone una postazione fissa e predeterminata fuori dalla sede aziendale; lo smart working, invece, consente al lavoratore di svolgere la prestazione sia nei locali aziendali sia all’esterno, senza una postazione stabilita, alternando i due ambienti secondo le modalità concordate.

La legge non impone una percentuale minima o massima di giornate in sede: la ripartizione è rimessa all’accordo tra le parti, fermo restando che la prestazione non può essere svolta interamente fuori dai locali aziendali per l’intera durata del rapporto, altrimenti si configura telelavoro. In pratica, la grande maggioranza dei contratti collettivi del 2026 prevede un range tra 2 e 3 giorni a settimana in modalità agile.

Sul piano previdenziale e assicurativo, il lavoratore agile è coperto dall’INAIL per gli infortuni occorsi nell’ambiente di lavoro «concordato» con il datore (art. 23 L. 81/2017), inclusi gli spazi domestici. La tutela si estende anche agli infortuni in itinere, con le limitazioni ordinarie previste dall’art. 12 del D.Lgs. 38/2000.

Differenze tra smart working, telelavoro e lavoro da remoto

Nel linguaggio comune i tre termini vengono spesso sovrapposti, ma producono effetti giuridici distinti. Il telelavoro è regolato da accordi collettivi (CCNL) o individuali e implica una postazione fissa comunicata al datore; il lavoro da remoto è un’espressione atecnica che può abbracciare entrambe le fattispecie. Solo per lo smart working ex L. 81/2017 si applicano le disposizioni sulla disconnessione, sulle fasce di reperibilità e sull’obbligo informativo in materia di sicurezza tramite documento scritto consegnato al lavoratore.

2. L’accordo individuale: forma e contenuto

L’art. 19 della L. 81/2017 stabilisce che il lavoro agile è disciplinato da un accordo scritto tra datore e lavoratore, a pena di inapplicabilità della disciplina protettiva. L’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato; se a tempo indeterminato, il recesso deve rispettare un preavviso minimo di 30 giorni (90 giorni per i lavoratori disabili). Non è necessaria la forma del contratto collettivo: è sufficiente la sottoscrizione individuale.

Il contenuto minimo obbligatorio dell’accordo, ricavato dagli artt. 19-22 della legge, comprende:

• Durata dell’accordo (determinata o indeterminata) e modalità di recesso
• Giorni o periodi di svolgimento della prestazione fuori sede
• Fasce di reperibilità e orario massimo di lavoro giornaliero e settimanale
• Strumenti tecnologici forniti dal datore (o consentiti al lavoratore)
• Misure per la tutela dei dati aziendali e della privacy
• Diritto alla disconnessione: modalità e tempi in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere

Dal 2022, con la fine delle disposizioni emergenziali COVID-19, il regime semplificato di comunicazione telematica al Ministero del Lavoro ha lasciato spazio alla procedura ordinaria: il datore deve trasmettere l’accordo individuale tramite il portale ministeriale entro 5 giorni dall’attivazione. La mancata comunicazione espone al regime sanzionatorio dell’art. 19, co. 3 L. 81/2017 (sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore coinvolto).

Sicurezza sul lavoro in modalità agile

L’art. 22 L. 81/2017 impone al datore di consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di esecuzione. La consegna deve avvenire con cadenza almeno annuale. Il documento non deve descrivere la singola postazione domestica (sarebbe impraticabile), ma deve fornire linee guida ergonomiche, indicazioni sull’uso corretto delle attrezzature e sulle procedure di emergenza. Il datore rimane responsabile della sicurezza degli strumenti forniti; per le attrezzature di proprietà del lavoratore, la responsabilità è condivisa nelle modalità stabilite dall’accordo.

3. Obblighi del datore di lavoro e costi

Sul piano economico, il datore che attiva lo smart working sostiene costi per dotazioni tecnologiche (laptop, monitor, cuffie) e, in alcuni casi, per connettività o rimborso utenze. La questione fiscale e contributiva di questi costi è articolata.

Deducibilità delle dotazioni tecnologiche

I costi per l’acquisto di hardware e software concessi in uso al lavoratore agile sono integralmente deducibili per il datore di lavoro ai sensi dell’art. 109 TUIR, a condizione che siano inerenti all’attività d’impresa. Se il bene viene ceduto in uso esclusivo al lavoratore anche per fini personali, si applica la tassazione come benefit in natura (fringe benefit): il valore imponibile è il 30% del valore normale annuo d’uso del bene (art. 51 co. 4 TUIR). Per il 2026, la soglia di esenzione dei fringe benefit è fissata a 1.000 euro annui per i lavoratori senza figli a carico e 2.000 euro per chi ha figli a carico (soglie confermate dalla Legge di Bilancio 2026).

Rimborso connettività e utenze

Non esiste una norma specifica che esenti da imposizione i rimborsi per connettività internet o energia elettrica erogati al lavoratore agile. In assenza di chiarimenti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate post-2022, il trattamento prevalente in dottrina è il seguente: se il rimborso è analitico (basato su rendiconto documentato della quota di spesa riferibile all’attività lavorativa), è escluso da imponibile previdenziale e fiscale in quanto rimborso spese documentato; se è forfettario, rientra nella retribuzione imponibile salvo rientri nei limiti fringe benefit.

Parità di trattamento economico e normativo

L’art. 20 L. 81/2017 stabilisce il principio di parità di trattamento: il lavoratore agile ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo dei colleghi in sede, inclusi incentivi e premi di produttività. Non è ammessa una retribuzione inferiore per il solo fatto di lavorare in modalità agile. I premi di risultato eventualmente erogati in busta paga beneficiano della tassazione agevolata al 5% (ex DL 50/2017, prorogata per il 2026 dalla Legge di Bilancio 2026, entro il limite di 3.000 euro annui).

4. Errori frequenti e profili critici

Nella pratica aziendale, i profili di irregolarità più ricorrenti riguardano tre aree: la mancata formalizzazione dell’accordo, la gestione degli infortuni e la discriminazione nel percorso di carriera.

Accordo verbale o tacito

Alcune aziende, specie le PMI, consentono di fatto il lavoro da casa senza formalizzare alcun accordo scritto. In assenza dell’accordo, il lavoratore non gode delle tutele della L. 81/2017 (copertura INAIL, diritto alla disconnessione, informativa sicurezza). Un infortunio occorso in tale situazione espone il datore a responsabilità civile e penale senza la copertura assicurativa INAIL automatica. Il Ministero del Lavoro, nelle circolari 2023-2024, ha confermato che l’accordo verbale non è mai sufficiente.

Mancata comunicazione ministeriale

La trasmissione dell’accordo al portale del Ministero del Lavoro è un obbligo distinto dalla sottoscrizione. L’omissione è punita con sanzione da 100 a 500 euro per lavoratore. Per le aziende con molti lavoratori agili, la sanzione può essere significativa. La comunicazione va rinnovata ogni volta che l’accordo viene modificato o rinnovato.

Progressione di carriera e smart working

L’art. 20 L. 81/2017 vieta espressamente che la scelta del lavoro agile influenzi negativamente la progressione di carriera, la formazione e l’accesso a opportunità professionali. Le aziende che escludono sistematicamente i lavoratori agili da corsi di formazione in presenza o da promozioni — sul presupposto che siano «meno visibili» — incorrono in condotta discriminatoria sanzionabile. Il consulente del lavoro può assistere il datore nella redazione di policy interne che garantiscano la parità di trattamento.

Per una panoramica degli obblighi contributivi correlati al rapporto di lavoro subordinato, si rimanda alla guida sul regime contributivo delle collaborazioni e della gestione separata 2026. Per le implicazioni sul trattamento fiscale della retribuzione, si può consultare la guida sull’IRPEF 2026: aliquote e scaglioni.

Domande frequenti